Moby
Colenbranderstraat 10
6813 KW Arnhem
Contact
info@yourmoby.nl
Alles over zakelijke kilometers:
van ritregistratie tot vergoedingen
Met ritregistratie kun je nauwkeurig de kilometers van jezelf of van werknemers bijhouden. Benieuwd waarom dit voordelig is en hoe het zit met vergoedingen van zakelijk verkeer?
Ritregistratie: wat is dat precies?
Met een ritregistratie hou je bij hoeveel gereden kilometers je maakt met een auto van de zaak. Hierbij is het belangrijk dat de zakelijke ritten en privé ritten gescheiden worden. Als ondernemer of werkgever mag je namelijk op jaarbasis maar 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak. Wanneer je onder de 500 kilometer blijft, hoef je geen rijkosten te verrekenen met betrekking tot de inkomstenbelasting. Op een zakelijke auto komt dan de zogenaamde ‘nihil bijtelling’: er is dan geen bijtelling over het privégebruik van de auto. Met behulp van ritregistratie kan je dus bijvoorbeeld aantonen aan de Belastingdienst dat je onder deze 500 kilometer zit.
De voordelen van ritregistratie
Het bijhouden van een ritregistratie biedt verschillende voordelen, met name voor ondernemers en zelfstandige professionals die een zakelijke auto gebruiken. We zetten wat voordelen van het bijhouden van je zakelijke kilometers middels ritregistratie op een rij:
- Fiscale aftrekbaarheid: Een nauwkeurige ritregistratie stelt je in staat om het zakelijk gebruik van de auto aan te tonen. Dit kan resulteren in fiscale voordelen, zoals het aftrekken van zakelijke autokosten van de belastbare winst en het verminderen van de te betalen belasting.
- Voorkomen van bijtelling: Met een gedetailleerde ritregistratie kun je aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met je zakelijke auto. Dit kan resulteren in een “nihil bijtelling”.
- Kostenbeheersing: Je kunt inzicht krijgen in de daadwerkelijke kosten van het gebruik van de auto. Dit stelt je in staat om de autokosten beter te beheren, potentiële inefficiënties te ontdekken en kostenbesparende maatregelen te nemen.
- Zakelijk versus privé gebruik scheiden: Ritregistratie helpt bij het duidelijk scheiden van zakelijk en privé gebruik van de auto. Dit is belangrijk voor fiscale doeleinden. Daarnaast helpt het ook bij het inzichtelijk maken van de werkelijke kosten en efficiëntie van het zakelijke gebruik van de auto.
- Bewijsmateriaal bij belastingcontroles: Een gedetailleerde ritregistratie fungeert als belangrijk bewijsmateriaal bij belastingcontroles. Het helpt aan te tonen dat je aan de regels voldoet, wat kan helpen om mogelijke boetes te voorkomen.
- Zakelijke besluitvorming: Ritregistratie voorziet in handige gegevens over het gebruik van de auto. Denk hierbij aan gereden kilometers, frequentie van ritten en bestemmingen. Deze gegevens kunnen nuttig zijn bij het nemen van zakelijke beslissingen, zoals het optimaliseren van routes, het beoordelen van de kosteneffectiviteit van de auto en het plannen van onderhoud.
Het bijhouden van een ritregistratie vraagt wat tijd en moeite, maar de voordelen zijn aanzienlijk. Het kan je helpen te voldoen aan fiscale regels, kosten te beheersen en belangrijke inzichten te verkrijgen voor je bedrijf.
Aanbieders van ritregistratie tools op een rij?
Optimaliseer jouw zakelijke ritregistratie moeiteloos met Driven – de complete oplossing voor nauwkeurige ritregistratie!
Wat zijn autokosten?
Autokosten vormen een belangrijk aspect van het registreren van zakelijke kilometers, zowel voor particulieren als bedrijven. Het is dan ook essentieel om de verschillende uitgaven in verband met het bezitten en gebruiken van een auto in overweging te nemen. Brandstofkosten spelen een grote rol en het bijhouden van deze kosten is erg belangrijk om een goed inzicht te krijgen in het totale autogebruik. Daarnaast zijn er onderhoudskosten, zoals regelmatige onderhoudsbeurten, bandenwissels en reparaties, die nodig zijn om de prestaties en veiligheid van de auto te waarborgen. Verzekeringen, zoals de verplichte WA-verzekering, en eventuele aanvullende dekkingen, moeten ook worden meegenomen in de autokosten. Ook zijn er belastingen, zoals de motorrijtuigenbelasting, die afhankelijk zijn van factoren zoals het gewicht en de CO2-uitstoot van de auto.
Door al deze diverse autokosten op te nemen in een gedetailleerde registratie, kunnen particulieren en bedrijven een volledig beeld krijgen van de totale kosten van het zakelijke kilometers met de auto. Het nauwkeurig bijhouden van autokosten helpt bij een correcte belastingaangifte en kan fiscale voordelen opleveren, zoals de mogelijkheid om bepaalde kosten af te trekken van de belastbare winst.
Controleren van zakelijke kilometers
Door het grote voordeel wat ondernemers krijgen wanneer er minder dan 500 kilometer wordt gereden met een auto van de zaak, controleert de Belastingdienst hier vrij streng op. De Belastingdienst kan op verschillende manieren controleren of de ritregistratie daadwerkelijk sluitend is.
1. Steekproef: Door middel van steekproeven bekijkt de fiscus of jouw registratie compleet is. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door inzage in een agenda op te vragen, tankpasgegevens te checken of kilometerstanden te controleren via de Dienst Wegverkeer (RDW). De Belastingdienst kan zelfs informatie opvragen bij het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB).
2. Kenteken scannen: De Belastingdienst registreert en controleert ook kentekens. Zo worden de kentekenplaten gescand op bijvoorbeeld snelwegen, parkeerplaatsen of bij grensovergangen. Vervolgens wordt in het systeem gekeken of er bijtelling wordt betaald over deze auto. Zo nee, dan kan er verder gecontroleerd worden of er daadwerkelijk minder dan 500 kilometer per jaar privé gereden wordt.
3. Controle bij standaardafwijkingen: Het kan zijn dat iemand vanuit werk zijn kinderen moet ophalen op school. Als de school op de kortste route van werk naar huis ligt, dan zijn dit zakelijke kilometers. Maar als er omgereden moet worden, dan zijn de extra kilometers niet meer zakelijk. Deze extra kilometers moeten daarom ook apart aangegeven worden als privéritten. Ook de rit naar een zakelijke meeting bij bijvoorbeeld de golfbaan kan voor de Belastingdienst lijken als een privérit. Het is daarom belangrijk om omrijkilometers apart te registreren.
ONZE PARTNER
Vereenvoudig jouw ritregistratie en behoud overzicht met Freddi – de betrouwbare partner voor nauwkeurige en efficiënte ritregistratie op maat!
Hulp nodig bij het registreren van jouw zakelijke kilometers?
Het kan soms lastig zijn om de reismethoden en ritten van alle werknemers in jouw bedrijf op een overzichtelijke manier bij te houden, zeker wanneer je veel werknemers hebt. Daarom is het aan te raden om gebruik te maken van de systemen van bedrijven als Driven, Freddi of Reisbalans, die gespecialiseerd zijn in zakelijke mobiliteit. Zij bieden mobiliteitsoplossingen zoals ritregistratie, maar ook mobiliteitskaarten en meer.
Bij het kiezen van een registratiesysteem dat je gaat gebruiken is het handig om op verschillende zaken te letten. Zo moet je kijken naar de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van het systeem. Het is namelijk heel belangrijk dat de ritten correct en consistent worden bijgehouden. Daarnaast is ook gebruiksgemak een factor om in gedachten te houden. Kijk hierbij bijvoorbeeld naar een app of dashboard dat het bedrijf aanbiedt om zo inzicht te geven in de ritten die je rijdt. Ook de gegevens en datastructuur in het dashboard doen ertoe, omdat bedrijven steeds meer moeten voldoen aan wetgeving rondom zakelijke kilometers. Hoe meer de gegevens uit het systeem afgestemd zijn op de data die moet worden aangeleverd voor bijvoorbeeld de normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit, hoe meer tijd en moeite dat scheelt.
Privacy en gegevensbeveiliging zijn ook van belang. Je gaat namelijk gegevens van jouw werknemers opslaan en gebruiken. Kijk dus ook per aanbieder wat zij aan maatregelen hebben getroffen om hier zo professioneel mogelijke mee om te gaan. Vervolgens kan je ook kijken naar integratiemogelijkheden met huidige systemen die al gebruikt worden in jouw onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de boekhoudsoftware, zodat gegevens hier gemakkelijk naar geïmporteerd kunnen worden.
Je moet dus op veel zaken letten bij het kiezen van het juiste systeem. Daarom hebben wij een aantal ritregistratiesystemen vergeleken en op een rijtje gezet, zodat de keuze voor jou makkelijker wordt. Benieuwd welke aanbieders het beste uit de test komen?
Vragen over ritregistratie?
Laat je gegevens achter en onze experts nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Hoe zit het met declaraties en vergoedingen?
Heb je geen leaseauto of auto op naam van de onderneming, maar rijdt je wel regelmatig zakelijke kilometers in je eigen auto? Dan mag je dit als ondernemer van je opbrengst aftrekken. Het gaat daarbij om €0,21 per kilometer en de btw over onderhoud en gebruik.
Als werknemer kun je deze €0,21 als kilometervergoeding ontvangen. Een hogere kilometervergoeding is niet toegestaan, althans niet belastingvrij. Het deel boven de 21 cent, wordt dan aangemerkt als loon. De belastingvrije vergoeding van €0,21 per kilometer geldt niet alleen voor autoritten, maar ook voor ander woon-werkverkeer, zoals met een scooter, brommer, deelauto of zelfs fiets. Bij het openbaar vervoer mag een werkgever wel de volledige kosten (belastingvrij) vergoeden, wat vaak neerkomt op meer dan €0,21 per kilometer.
De reiskostenvergoeding van 21 cent per kilometer wordt per 1 januari 2024 verhoogd naar € 0,22 per kilometer.
ONZE PARTNER
Van CO2-registratie tot de gehele zakelijke mobiliteit op één centrale plek regelen: Reisbalans biedt het. Met handige inzichten voor zowel werkgevers als werknemers worden groenere en goedkopere keuzes nog makkelijker.
Moby voor particulieren
Moby biedt niet alleen informatie over nieuwe mobiliteits aanbieders -en mogelijkheden, je kan via onze marktplaats ook op zoek naar een elektrische auto of fiets. Verder lees je over de actualiteiten op het gebied van nieuwe mobiliteit en gaan we dieper in op verschillende merken en aanbieders in de industrie.
Moby voor bedrijven
Woon-werkverkeer. Via nieuwe mobiliteitsoplossingen heb je het gemak van het vinden van een tankstation, het huren van een stadsfiets in combinatie met een taxi of het bieden van mobiliteitskaarten in je handpalm, via een app houdt je nu alle gemaakte kilometers bij, wordt er gemakkelijk gedeclareerd en zie je hoe er gebruik wordt gemaakt van de mobiliteitsbudgetten. Je leest hier alles over op onze website.
Moby voor overheden
Moby fungeert als schakel tussen de overheid, particulieren en bedrijven. We dragen ons steentje bij aan de klimaatdoelstellingen door elektrisch rijden in de spotlight te zetten.
Via onze website houden we onze lezers op de hoogte rondom alles wat betreft de wetten en regels voor particulieren en bedrijven rondom nieuwe mobiliteit. Verder bieden we nieuws over verschillende soorten brandstoffen en geven we vergelijkingen om te laten zien welke beter zijn.
Moby: ook iets voor jou?
Wil jij je nieuwe mobiliteitsoplossing aanbieden via Moby, heb je vragen of wil je met ons in gesprek?
Neem vandaag contact met ons op en we kijken graag wat we voor je kunnen betekenen.